006 文件管理的方案 v1.0

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Mar 16, 2022

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006

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建立一套体系，让文件安分守己

前言

随着我们进入信息时代，信息呈现爆炸增长，而信息的载体——文件和文件夹——也在不断增加。大规模的文件夹催生出一种需求——文件管理，从而实现对文件的有序收集、整理和利用。近期发觉电脑上文件相当多，因此对于“电脑上文件如何管理”这个问题进行了思考，于是产生了这篇内容。

这个文章的论述方式按照《毛泽东选集·反对日本进攻的方针、办法和前途》的思考路径，即方针——纲领——方法——工具的方式来论述。

Part 1. 理论知识

做一份工作，如果有理论指导，那么进步就会相当之快，所以首先讲一下理论内容。

1. 方针：需不需要管理文件和文件夹？

这个问题对于不同的人有不同的看法，当然对于不同的人来说，任务也是不一样的。有的人需要，而有的人不需要，那么该如何抉择呢？现在以防疫工作来举例，来说明一下情况。

对于基层工作者来说，处在流程中数据产生和文件执行

对于基层领导者来说，处在流程中文件产生和文件安排

对于一线领导者来说，处在流程中文件整理和文件制定

对于报告人员来说，处在流程中文件归档

从中间可以明显看出来数据量的大小 基层工作者 < 基层领导者 < 一线领导者 < 报告人员。因此，在防控疫情的工作上，一线领导者和报告人员必须要学习文件管理。

从上面可以明显看出来，文件管理涉及到数据产生、文件产生、文件整理、文件执行、文件归档等工作。然而，对于使用电脑的人员来说，数据产生和文件执行工作是电脑做的，我们剩下来要做的是文件产生、文件整理和文件归档工作。日常生活中，上述三个工作的使用频率是 文件产生 > 文件整理 > 文件归档，我们重视前两个，而忽视第三个，造成电脑文件管理的混乱。

所以回到最初的方针问题：要不要学习文件管理？电脑使用者的答案是一定要。

2. 纲领：管理文件夹的指导纲领

虽然可以直接说一些具体的技巧，但是我还是开篇说出一下几个主要原则，从而能够更好指导下面的方式和方法。我主要总结出以下五点原则。

2.1 顶层设计、建立体系，不断迭代

文件既然要管理，那么就说明文件非常多。比如说如果只有十份文件，那么就不需要提出这一个问题。然而进入信息时代后，文件那是相当的多，所以现在现在就必须要加强顶层设计，建立体系。这个体系要求具有稳定性和可拓展性，并且能够根据要求，不断迭代。

2.2 编码清晰，使用标签，定期整理

日常生活中，想要找到一个人，什么最靠谱呢？姓名，单位，年龄等等都不靠谱，最靠谱的是一个人的身份证号。这是一个人的最重要的编码符号，只要这个，就一定能够找到那一个人。除此之外，学术期刊和图书用ISBN编码；学术文章用doi编码；手机用IMEI编码……所以对于文件来说，我们也要能够一套稳定的编码方式，编码清晰，不会混用。

除此之外，还要能够使用其他的维度，这就是标签。相对于文件名来说，标签的使用会更加灵活，可以通过给文件打标签的形式来对第一种形式进行补充。比如说听歌软件中，标签的形式有歌手、类型、时间等等。

最后，还要能够定期整理这个内容，才不会让文件和标签混乱。

2.3 遵守流程，文件流动，定期归档

按照GTD的原理，一件事情一件事情的做。文件也是如此，所以遵守文件的流程，按照流程流动，并且定期归档。以便能够后来查看。

2.4 巧用搜索，善用软件，批量处理

一旦文件超过千，那么就算是编码的很好，处理文件也是一件非常不容易的事情，这个时候，使用搜索的话，可以快速定位。而如果想要批量处理文件的话，要善用软件。

2.5 文件备份，同步管理，保持统一

文件如果不备份的话，一旦电脑硬盘损坏，那么文件便丢失完全，想要找回来是一件非常困难事情，所以要对文件进行备份。现在都已经2022年，推荐同步功能进行备份，而备份的过程中，你上述建立的体系也要能够尽可能统一起来。

Part 2. 实践知识

理论说完了，那么下面就是具体的实践工作了。

3. 建立体系

3.1 分盘设计

对于windows来说，可以分区，所以参考了网上的知识并且结合自己的理解之后，系统、软件和数据要分开，所以要分成多个盘，才能保证安全。现在我的电脑上是一个500G的固态硬盘，所以分成了两个盘，C盘放系统和软件，D盘放数据文件。

3.2 文件和文件夹的命名？

既然要管理文件和文件夹，那么第一步既是要对它进行编码。文件和文件夹的命名方式是不一样的，因为文件夹当中经常会放入文件。所以命名方式有一点差别。

第一，说一下文件的命名方式。

文件的命名，这里推荐一片少数派的文章，【元数据文件命名法】规范性文件命名系统，不再为文件命名发愁。大概意识就是讲文件的各维度找出来，按照一定的顺序进行编码。从中学习后，我有所取舍，所以现在我的文件命名方式是 时间 - 内容 - 作者，比如说这篇文章就会写作 20220315 - 文件管理方法 - dongdong。如我的文件命名方式。

第二，说以下文件夹的命名方式。

文件夹的命名要从根目录开始，那么什么是最根本的呢？答案是人生。所以文件的第一层将会是人生阶段。所以根目录下将建立一下内容


01 大学
02 研究生
03 职场

但是呢？电脑又不可能陪伴你一生，一般都是几年一换，都是陪伴你度过某个人生阶段，比如说大学的电脑在毕业之后，一般就会因为性能不足，而更换电脑。就算不更换，那也是最多横跨两个人生阶段。所以在电脑上不需要考虑上述目录的问题，因为你现在用的电脑数据盘（也就是刚刚分的数据盘)自动就会成为你的某个人生阶段的目录，甚至还要好多个电脑才可以走完一个人生阶段。

那么开始对于电脑中的D盘进行处理。这里的处理方式参考了杜威十进制。结果如下：


000 Inbox
100 工作
200 学习
300 生活
400 兴趣
500 其他
Z-Archive

这样建立之后，就会有很好稳定性，能够处理一般的事情。而且当需要增加新的内容的时候，直接在后面加上600, 700就可以啦呀。而下面的文件夹将按照同样的方式 数字-内容的方式进行创建。

第三，任何一个文件夹建立之后都要在内部写上一个必须要的文件 Readme.txt

我的其中一个内容文件夹内容如下，Readme.txt内容如下：


=========================
Time    2022.03.09 21:40
Addr    ***
Author  dongdong
Aim     用来说明每个文件的内容
=========================
===========================================================
20220309 - 电脑崩溃后的思考 - 冬冬    用来说明构建个人舒适电脑的方法
20220309 - ************* - 冬冬    ************************
20220309 - ************* - 冬冬    ************************
……
===========================================================

3.3 使用标签

标签，是另外一个维度，相比较于唯一性的文件编码来说，多种多样。我们日常生活中也会使用到标签，比如音乐软件中，可以按照歌手、时间、风格等等进行分类；视频软件也是类似。

所以使用标签的话，可以突破文件夹的特定的维度。

3.4 搜索

对一个文件的处理流程时，定位——打开——处理——保存。

以前windows的搜索功能不太好，所以定位到文件夹都是要打开一个个文件件才可以。如果嵌套七个文件夹，那么就要双击七次才可以。但是现在windows可以通过软件很好利用搜索功能来定位这一个文件。搜索——打开，比之前的速度快多了。这里推荐利用everything来进行这个工作。

4. 流程处理和同步备份

文件和文件夹编码好了之后，还有能够进行流程化处理和同步

4.1 收集-整理-归档

流程第一步是收集，那收集到哪里呢？

文件有两种产生方式，过程前产生和流程中产生。

对于第一种方式，一般来源于下载，所以那直接到下载文件夹就行了；

对于流程中产生，那么放在Inbox，后续在进行归档到具体的文件夹中。

windows中最常见的地方是哪里？电脑桌面，但是并不是将数据放置于电脑桌面上，这样就和分盘设计想矛盾了，而是讲D盘建立的文件夹设置快捷方式放在桌面。所以电脑桌面上设置快捷方式，将下载和000 Inbox的快捷方式都放在电脑桌面上。

流程第二步是整理，怎么整理呢?

首先文件夹的命名方式上面已经确定好了，然后再放置在已经建立好的文件夹中就可以了呀。当然，如果文件太多，可以使用标签进行。

流程第三步是归档，怎么归档呢？

上面D盘建立了一个Z-Archive文件夹，那么将文件整理好压缩打包放置在Z-Archive中。

4.2 同步备份

上述文件放置在电脑中，唯一担心的就是电脑硬盘损坏，所以这个时候就要进行备份工作。可以利用云盘，如百度云盘、阿里云盘、坚果云盘等等来备份，也可以用硬盘来备份。**这里推荐使用坚果云来同步，其他云盘和硬盘来备份**。当然，坚果云只同步重要文件，如ppt、数据、会议文字记录等等。至于电影呀，音乐呀，用云盘来备份。

Part 3 巧用软件

庄子曰：君子性非异也，善假于物也。人类能够快速爬上食物链的顶端，就在于在于人类能够善于利用工具。而整理文件也是需要工具的，这就是软件。

5. 便利小工具

5.1 Everything、 Anytxt Searcher

第一，Everything

刚刚说了，windows自带的搜索功能不太好，所以需要有第三方的软件来进行搜索。这个工具可以用来快速搜索文件的位置，如下图所示。可以非常快速定位到文件的位置，以减少查找文件的负担。

第二，AnyTxt Searcher

这是第二款搜索工具，可能够用来进行全文搜索功能。，如果你有一大堆的 Office 文档，想找到某一个文档，但不记得名字，只知道大概的内容，就需要全文搜索了。这里就要使用Anytxt了。这个软件支持很多格式，包括一下内容。


纯文本格式（txt，cpp，html等）
Microsoft Outlook（eml）
Microsoft Word（doc，docx）
Microsoft Excel（xls，xlsx）
Microsoft PowerPoint（ppt，pptx）
便携式文件格式（pdf）

如下图所示

5.2 7-Zip

非常小的压缩软件（1.5M），并且效果很好。还有自己独特的压缩格式7z。

5.3 Fences、腾讯桌面整理

能够快速进行桌面的整理工作。不需要自己动手处理了。

5.4 QTTab

这是一款电脑的资源管理器增强工具，能够让资源管理器像浏览器处理网页一样多页面。这样我们就不用打开多个窗口了。而且还可以自定义工具栏。

5.5 QuickLook

一款文本预览工具，能够在不打开文件的情况下预览文件的内容。支持内容包括：文件夹、图片、音视频、压缩文件、office文件、pdf文件等等。

5.6 Total Commard

文件管理终极工具，完全是重新做了一个新的资源管理器。功能很强大，同时也很复杂，适合拥有成千上万文件的人去使用。当然，现在不需要这么强大的软件。

6. 文件同步工具

第一，坚果云

虽然量小，但是能够实现增量同步，多设备同步，所以，利用坚果云来进行文件的同步工作。

第二，百度云，阿里云

这是我们经常使用的云盘，在于量大，能够用来备份不使用的内容。

第三，FreeFileSync软件

当想要将重要的秘密文件备份到硬盘中的时候，可以使用这款软件。不仅功能强大，而且不收费。主要有一下功能：

自动备份

单向备份

双向备份

更新指定文件夹

增量更新

定时备份

比复制黏贴强大多了，当然最让人喜欢的就是增量同步功能了。

结语

如果大家有什么意见，可以提出来，咱们一起想想如何来处理我们日益繁杂的文件和文件夹。期待大家的桌面能够都干净起来。这是文件管理的1.0版本，后面使用过程中，将会讲这个版本的使用过程中的不足之处整理出来，后续将会有2.0，3.0版本等等。

参考内容

(1): https://www.marxists.org/chinese/maozedong/marxist.org-chinese-mao-19370723.html "《毛泽东选集·反对日本进攻的方针、办法和前途》"

(2): http://cpc.people.com.cn/xuexi/n1/2017/0622/c385474-29355210.html "习近平谈创新驱动发展战略：要抓好顶层设计和任务落实"

(3): https://www.zhihu.com/question/19591121 "知乎问题：如何建立自己的认知体系？"

(4): https://sspai.com/post/56759 "少数派：艾永亮：为什么你打造不出超级产品，因为你不懂迭代和创新"

(5): https://blog.sciencenet.cn/blog-548663-830508.html "科学网：标签式文件管理"

(6): https://baike.baidu.com/item/GTD/7384910?fr=aladdin "百度百科：GTD"

(7): https://book.douban.com/subject/1900334/ "豆瓣图书：搜商——人类的第三种智慧"

(8): https://sspai.com/post/69524 "少数派：【元数据文件命名法】规范性文件命名系统，不再为文件命名发愁"

(9): https://content.jianguoyun.com/17250.html "坚果云官网：同步盘软件"

[1] https://www.marxists.org/chinese/maozedong/marxist.org-chinese-mao-19370723.html 《毛泽东选集·反对日本进攻的方针、办法和前途》

[2] http://cpc.people.com.cn/xuexi/n1/2017/0622/c385474-29355210.html 习近平谈创新驱动发展战略：要抓好顶层设计和任务落实

[3] https://www.zhihu.com/question/19591121 知乎问题：如何建立自己的认知体系？

[4] https://sspai.com/post/56759 少数派：艾永亮：为什么你打造不出超级产品，因为你不懂迭代和创新

[5] https://blog.sciencenet.cn/blog-548663-830508.html 科学网：标签式文件管理

[6] https://baike.baidu.com/item/GTD/7384910?fr=aladdin 百度百科：GTD

[7] https://book.douban.com/subject/1900334/ 豆瓣图书：搜商——人类的第三种智慧

[8] https://sspai.com/post/69524 少数派：【元数据文件命名法】规范性文件命名系统，不再为文件命名发愁

[9] https://content.jianguoyun.com/17250.html 坚果云官网：同步盘软件